Dernière mise à jour : janvier 2025
La Société de gestion des réseaux informatiques des commissions scolaires (« GRICS », « Nous », « Notre », « Nos ») valorise la protection de vos renseignements personnels. La présente politique de confidentialité (la « Politique ») décrit la façon dont nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels ainsi que la façon dont ces renseignements peuvent être consultés et corrigés au besoin. La présente Politique explique également notre utilisation des témoins (aussi appelés « cookies ») et autres technologies de suivi dans le cadre de nos services.
Cette Politique s’applique aux renseignements personnels que nous collectons ou recevons concernant les utilisateurs (ci-après désignés comme « Utilisateur », « Utilisateurs », « Vous » ou « Vos ») ainsi que d’autres personnes dans le cadre de l’utilisation de la solution Mozaïk-Portail de la GRICS. Cette solution inclut l’ensemble des applications accessibles via Mozaïk-Portail destinées aux responsables d’élèves mineurs, aux élèves majeurs, ainsi qu’aux organismes scolaires et à leur personnel (ci-après les « Services »). La présente Politique s’adresse à toute personne utilisant les Services, que l’accès se fasse via un site web ou une application mobile téléchargeable.
Cette Politique ne s’applique pas à nos sites web et pages d’accueil qui sont publiquement accessibles sur Internet, lesquels sont abordés dans notre Politique de confidentialité applicable aux Services externes publiquement accessibles.
Dans la présente Politique, le terme « Renseignements personnels » désigne tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier.
En accédant aux Services, en les utilisant ou en communiquant avec nous (via les Services, par quelque moyen que ce soit), vous acceptez les modalités de la présente Politique.
Les Services sont développés et exploités par la GRICS pour le réseau de l’éducation dont font partie les organismes scolaires. Ces Services sont un outil permettant d’accéder, d’afficher et de générer certaines informations, y compris des Renseignements personnels que vous fournissez directement à la GRICS, ou qui sont recueillis par le centre de services scolaire ou la commission scolaire de l’élève (collectivement, les « Organismes scolaires »), ou par tout tiers autorisé par vous ou par l’Organisme scolaire relativement à vous ou à l’élève (« Tiers autorisé »).
L’Organisme scolaire détermine quels modules des Services il active, ainsi que les finalités pour lesquelles il recueille vos Renseignements personnels. Nous ne contrôlons pas les pratiques de l’Organisme scolaire et des Tiers autorisés en matière de protection des Renseignements personnels, et par conséquent, nous ne sommes en aucun cas responsables de celles-ci. Nous vous invitons donc à consulter la politique de confidentialité de votre Organisme scolaire ainsi que celle des Tiers autorisés et à communiquer directement avec eux si vous souhaitez en savoir plus à ce sujet.
Par le biais de nos Services, nous recueillons vos Renseignements personnels de plusieurs façons et pour différentes finalités, selon leurs différentes catégories. Veuillez consulter le tableau ci-dessous pour plus de détails.
| Catégories | Exemples de renseignements | Moyens et finalités de collecte et d’utilisation |
|---|---|---|
| Renseignements détenus par l’Organisme scolaire ou tout Tiers autorisé | Renseignements pertinents à la scolarité de l’élève, tels que : – Les renseignements relatifs à l’identification comme le nom, prénom, sexe, date de naissance, code d’identification, code permanent et autres identifiants uniques. – Les renseignements relatifs au dossier, groupe et niveau de l’élève tels que l’horaire, les matières, les groupes de cours, les activités de planification, les évaluations, résultats d’évaluations et devoirs ainsi que l’assiduité. – Les renseignements relatifs aux transports scolaires, tels que le numéro d’autobus. – Les coordonnées des répondants de l’élève, incluant leur identité, leurs adresses courriel, leurs numéros de téléphone et toute autre information pertinente les concernant. – Les renseignements concernant les besoins ou situations particulières liés à la scolarité de l’élève, tels que les mesures pédagogiques, plans d’intervention, listes des observations et interventions, plans préventifs, dossiers d’aide particulière, situations spécifiques, etc. – Les renseignements relatifs à un employé de l’Organisme scolaire et pertinents à la scolarité de l’élève, tels que les informations d’identification (nom, prénom, adresse courriel professionnelle) ainsi que les observations formulées sur les élèves dans le cadre de leurs fonctions. | À titre de fournisseur de services pour les Organismes scolaires, nous pouvons avoir accès aux informations qu’ils nous transmettent afin de fournir, maintenir, exécuter et améliorer les Services, ainsi que de les soutenir dans l’accomplissement de leur mission éducative. Cet accès peut également être nécessaire pour réaliser des opérations internes, telles que la prévention de la fraude et des abus, la résolution de problèmes logiciels ou opérationnels, la réalisation d’analyses de données dépersonnalisées, la conduite d’essais et de recherches, ainsi que la surveillance et l’analyse des tendances d’utilisation et d’activité afin d’améliorer nos Services. |
| Renseignements fournis par l’Utilisateur | Les renseignements nécessaires à votre accès et à votre utilisation des Services, tels que votre nom, votre identifiant personnel, votre adresse postale, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone, les informations relatives à votre demande ainsi que tout renseignement contenu dans les communications que vous nous transmettez. Les renseignements nécessaires à l’identification et à l’inscription de l’élève auprès d’un Organisme scolaire, tels que son certificat de naissance, ainsi que tout dossier, coordonnées, fichier texte, audio ou vidéo, et toute image générée, saisie, téléversée, importée, téléchargée ou utilisée par vous. | Nous recueillons ces renseignements lorsque vous nous les fournissez directement, notamment pour créer votre compte, vous permettre d’accéder aux Services et procéder à votre authentification. Par exemple, cela peut inclure la création ou la modification de votre compte, l’utilisation du module d’inscription, les communications avec l’équipe d’assistance à la clientèle ou le téléversement de documents à des fins d’identification ou d’inscription. Ces renseignements nous permettent également de traiter vos demandes, de vous fournir les services et informations requis, ainsi que de répondre aux commentaires et questions que vous nous transmettez. |
De manière générale, nous pourrions également recueillir et utiliser vos Renseignements personnels pour toute autre fin permise ou requise par les lois applicables.
Nous prenons des mesures pour assurer que seules les personnes qui ont besoin d’accéder à ces renseignements dans le cadre de leurs fonctions y aient accès.
De plus, nous pouvons partager des informations générées à partir de vos Renseignements personnels, y compris des données dépersonnalisées ou anonymisées, à des fins statistiques, d’analyse, d’étalonnage, de gestion de la qualité, ainsi que pour l’amélioration des Services ou pour le développement et la fourniture d’autres produits et services par la GRICS.
Nous n’utiliserons pas vos Renseignements personnels à d’autres fins que celles mentionnées aux présentes sans votre consentement. De plus, nous ne collecterons ces renseignements que dans la mesure nécessaire à ces fins ou conformément aux exigences des lois applicables.
Enfin, vos Renseignements personnels peuvent être utilisés et divulgués si la GRICS le juge raisonnablement nécessaire pour faire respecter les conditions d’utilisation des Services, protéger les droits et la propriété, ou en cas de menace à la sécurité d’une personne. Ces renseignements peuvent également être communiqués si la loi l’exige, notamment en réponse à une demande des autorités gouvernementales.
Nous ne vendons ni ne louons vos Renseignements personnels à des tiers. Nous communiquons ces renseignements uniquement lorsque cela est nécessaire pour atteindre les finalités énoncées aux présentes et, plus spécifiquement, comme détaillé dans le tableau ci-dessous :
| Catégories de tiers | Explications |
|---|---|
| Fournisseurs technologiques | Nous faisons appel à des fournisseurs technologiques pour fournir et héberger nos Services et certaines de leurs applications. |
| Fournisseurs de services de communication | Par exemple, nous utilisons un fournisseur tiers pour l’envoi de communications par courriel, telles que notre infolettre, ainsi qu’un fournisseur pour permettre la communication avec vous par d’autres moyens. |
| Fournisseurs de services analytiques et de rendement | Nous faisons appel à des fournisseurs pour surveiller et analyser l’utilisation de nos Services. |
| Conseillers professionnels | Nous pourrions communiquer vos Renseignements personnels à nos conseillers juridiques, financiers, comptables ou d’autres consultants, dans la mesure où cela est nécessaire pour la gestion de nos activités et pour nous conformer aux lois applicables. |
| Police et organismes gouvernementaux | Nous pourrions recevoir des demandes d’accès à vos renseignements de la part de la police ou d’autres autorités gouvernementales. Avant d’y répondre, nous nous assurons que la demande est légitime. |
| Parties à des transactions commerciales | Nous pourrions communiquer vos Renseignements personnels dans le cadre de la préparation et/ou des négociations liées à toute fusion, vente d’actifs, financement, réorganisation ou acquisition de la totalité ou d’une partie de notre organisation. |
| Partenaires | Nous pourrions communiquer vos renseignements dans le cadre d’entente de partenariat pour la fourniture des Services. |
Nous utilisons des témoins afin d’assurer le bon fonctionnement de nos Services, d’analyser leur performance, d’en maintenir la sécurité et de recueillir les consentements requis conformément aux lois applicables. Plus précisément, les témoins nous permettent de reconnaître votre navigateur comme celui d’un visiteur précédent et d’enregistrer vos préférences, telles que vos informations de connexion, afin de vous éviter de vous reconnecter à chaque visite. Ils nous permettent également de collecter des données statistiques sur la fréquentation et l’utilisation des Services, ainsi que de mesurer et d’évaluer l’efficacité de notre contenu, de ses fonctionnalités et de nos communications.
Le stockage et l’accès aux renseignements décrits dans le présent article peuvent être effectués à l’aide de diverses technologies. Ainsi, sous réserve des lois applicables, nous utilisons notamment Google Analytics pour collecter des données relatives aux visiteurs, aux sessions et aux campagnes, ainsi que pour suivre l’utilisation des Services afin de générer des rapports d’analyse. Veuillez noter que Google peut utiliser les renseignements collectés à ses propres fins commerciales, en plus de celles de fournir des services à la GRICS. Nous vous invitons à consulter la politique de confidentialité de Google pour connaître ses pratiques, sur lesquelles nous n’avons pas de contrôle.
Dans la mesure requise par les lois applicables, nous pourrions devoir obtenir votre consentement pour activer ces technologies. Vous aurez également la possibilité de gérer vos préférences à tout moment depuis votre navigateur. Toutefois, si vous choisissez de refuser tous les témoins, il est possible que vous ne puissiez pas profiter pleinement de nos Services.
Le tableau ci-dessous présente un résumé des types de renseignements pouvant être recueillis à l’aide des témoins et autres technologies mentionnés dans la présente section :
| Types de renseignement | Données | Explications |
|---|---|---|
| Renseignements techniques | Votre adresse IP, le type et la version de votre navigateur, les informations relatives au réseau mobile, le numéro d’identification unique de votre appareil, ainsi que des informations concernant votre fournisseur de services Internet et votre système d’exploitation. | Nous recueillons ces renseignements à l’aide de témoins et de pixels intégrés à nos Services, y compris ceux fournis par des tiers de confiance agissant en notre nom. Ces renseignements sont utilisés pour assurer le bon fonctionnement et la sécurité de nos Services, ainsi que pour corriger d’éventuels bogues. |
| Renseignements d’utilisation et de performance | La date, l’heure et la durée de vos visites sur nos Services, les pages consultées, les liens cliqués, vos préférences de langue, votre historique de navigation, le parcours effectué durant la session, la durée des sessions, les informations relatives au contenu consulté, ainsi que les erreurs techniques rencontrées. | Nous recueillons ces renseignements à l’aide de témoins et de pixels intégrés à nos Services, y compris ceux fournis par des tiers de confiance agissant en notre nom. Ces renseignements nous permettent de compiler des données agrégées sur le trafic et les interactions sur nos Services, afin d’assurer une administration technique efficace, d’améliorer leur fonctionnalité et leur convivialité, de mieux les adapter aux besoins des Utilisateurs, et d’optimiser l’expérience ainsi que les outils proposés. |
| Renseignements sur le comportement et les préférences | Votre adresse courriel, vos interactions avec les publicités diffusées en ligne via nos Services, votre statut de consentement ou de désinscription à l’infolettre, ainsi que les statistiques relatives à la consultation de nos courriels promotionnels et/ou des publicités concernant nos Services diffusées sur des plateformes tierces. | Si vous nous suivez ou interagissez avec nous sur les médias sociaux, ou si vous cliquez sur des publicités affichées via nos Services ou celles concernant nos Services sur des plateformes tierces, nous pourrions traiter vos renseignements afin de communiquer avec vous au sujet de nos Services et de vous envoyer des offres personnalisées. Pour ce faire, nous utilisons notamment Google Ads, Google Tag Manager et Facebook Ads. Comme mentionné précédemment, ces tiers peuvent également traiter vos Renseignements personnels pour leurs propres fins commerciales. Nous vous invitons donc à consulter leurs politiques de confidentialité pour obtenir plus d’informations. |
Vous pouvez gérer les témoins directement à partir des paramètres de votre navigateur. Nous vous invitons à consulter les réglages de celui-ci pour obtenir plus d’informations.
Certains modules de nos Services peuvent traiter des Renseignements personnels au moyen de technologies telles que l’intelligence artificielle. Toutefois, ces modules ne permettent pas de prendre des décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé de ces renseignements. Leur activation relève des Organismes scolaires, en fonction de leurs besoins. Nous vous invitons donc à consulter leurs politiques de confidentialité ou à les contacter directement pour obtenir plus d’informations sur leurs pratiques à cet égard.
Afin d’assurer la protection de vos Renseignements personnels, nous mettons en place les mesures nécessaires pour en assurer la sécurité et la confidentialité tout au long de leur cycle de vie. Ces mesures visent également à préserver l’intégrité de ces renseignements et à prévenir tout accès non autorisé. Nous nous engageons à ce qu’elles demeurent appropriées en tout temps, en tenant compte notamment de la sensibilité des renseignements, de leur finalité d’utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support.
Nous collaborons avec des tiers pour effectuer des vérifications périodiques de nos mesures de sécurité. Ces vérifications permettent d’en tester l’efficacité et d’identifier des opportunités d’amélioration afin d’assurer un niveau optimal de sécurité pour vos renseignements.
Tous nos employés suivent une formation continue sur la protection des Renseignements personnels. Ces formations ont pour objectif de renforcer leurs connaissances et compétences en matière de confidentialité, de sécurité et de conformité légale, assurant ainsi une saine gestion de vos renseignements.
Nous avons mis en place un plan d’action clair et structuré pour gérer les incidents impliquant des Renseignements personnels. Ce plan comprend une identification rapide de l’incident, une évaluation de son impact, la mise en œuvre de mesures d’atténuation et l’adoption de solutions correctives pour prévenir de futurs incidents. Le cas échéant, nous informerons les autorités compétentes et les Utilisateurs concernés, conformément aux lois applicables.
Vos Renseignements personnels seront conservés aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les finalités décrites dans la présente Politique, pour nous conformer aux lois applicables ou à des fins de conservation de preuve.
Vos Renseignements personnels sont hébergés sur les serveurs de nos fournisseurs de confiance, situés au Canada ou aux États-Unis. En utilisant nos Services, vous consentez au transfert de vos renseignements vers des pays autres que votre pays de résidence. Les lois en matière de protection des renseignements personnels peuvent varier d’un pays à l’autre. Lorsque vos renseignements se trouvent à l’extérieur du Canada, ils sont soumis aux lois du pays où ils sont hébergés et pourraient être accessibles aux gouvernements, tribunaux, organismes d’application de la loi ou de réglementation de ce pays. Toutefois, nos pratiques concernant vos Renseignements personnels continueront en tout temps d’être régies par la présente Politique.
En cas de transfert de vos renseignements vers un autre pays, nous exigeons que le fournisseur concerné respecte des normes strictes en matière de sécurité et de confidentialité. Cela comprend la signature d’une entente établissant des obligations précises en matière de protection des renseignements, notamment en ce qui concerne la sécurité, la confidentialité et le signalement d’incidents. Ces mesures visent à garantir un niveau de protection de vos Renseignements personnels équivalent à celui prévu par les lois canadiennes.
Conformément aux lois applicables, vous pouvez, en tout temps :
Pour exercer l’un de ces droits, nous vous invitons à nous contacter en suivant les instructions précisées à l’article 11 ci-dessous.
Étant donné que nous fournissons et opérons des Services destinés aux Organismes scolaires, ces derniers sont responsables des Renseignements personnels qu’ils collectent, traitent ou nous transmettent via ces Services (comme précisé à l’article 4), ainsi que des comptes et accès qu’ils créent et gèrent.
Par conséquent, toute demande concernant les Renseignements personnels détenus par la GRICS pour le compte d’un Organisme scolaire doit être adressée directement à ce dernier. L’application de vos droits dans ce contexte est soumise aux pratiques et procédures de l’Organisme scolaire concerné.
Enfin, veuillez noter que l’exercice de certains de ces droits pourrait vous empêcher de bénéficier de nos Services, en totalité ou en partie.
Nous ne sommes pas responsables des pratiques de confidentialité des autres sites vers lesquels vous pourriez être redirigé en utilisant nos Services. Nous vous encourageons à consulter leurs politiques de confidentialité à ce sujet.
Si vous avez des questions, préoccupations ou commentaires concernant notre traitement de vos Renseignements personnels ou la présente Politique, n’hésitez pas à joindre notre Responsable de la protection des Renseignements personnels par courriel à prp@grics.ca ou par la poste :
GRICS
À l’attention de : Responsable de la protection des renseignements personnels
5100, rue Sherbrooke Est, 3e étage, bureau 300
Montréal (Québec) H1V 3R9, Canada
Assurez-vous de revenir régulièrement sur cette page pour prendre connaissance de la version la plus récente de notre Politique de confidentialité. Celle-ci peut être mise à jour ou modifiée, auquel cas la « Date de dernière mise à jour » située en haut de la Politique sera actualisée.
En continuant à utiliser nos Services après l’entrée en vigueur d’une version révisée de la Politique, vous confirmez avoir lu, compris et accepté les termes de cette nouvelle version.
