GRICS

Mozaïk-Gestion administrative

Partie intégrante de la grande famille de l’éducation de la GRICS, Mozaïk-Gestion administrative regroupe tous les outils nécessaires à la gestion administrative tant de la commission scolaire elle-même que de ses différents établissements. On y retrouve les modules suivants :

  • Approvisionnement (Achat)
  • Énergie (Hélios)
  • Finances (DOFIN)
  • Gestion documentaire (Clé de voute)
  • Magasin scolaire (La Procure)
  • Requêtes de service (GRDS)
  • RH et rémunération (PAIE et GRH)
  • Taxation (TFP)

Ces solutions sont présentement en développement et la disponibilité des fonctionnalités évolue rapidement. Pour connaitre les échéanciers de production, consultez la Zone client ou communiquez avec votre représentant GRICS.

En attendant leur achèvement complet, plusieurs des modules sont offerts par le biais de nos solutions patrimoniales (indiquées entre parenthèses). Graduellement, nous offrirons de nouvelles applications qui viendront bonifier notre offre et nous procéderons à l’amélioration de nos interfaces afin de faciliter le quotidien de nos utilisateurs.

Nos plus récentes applications

Mozaïk-Gestion documentaire : Constellio

Constellio est une plateforme de gestion documentaire intégrant la gestion du cycle de vie de l’information. Dotée de fonctionnalités d’Intelligence entreprise, elle devient l’outil indispensable pour une gestion complète de vos documents en format papier et électronique. Assurez la traçabilité, l’intégrité, la sécurité et la pérennité de toute l’information au sein de votre organisation tout en vous conformant aux législations en vigueur.

Pour en savoir plus, visitez la page d'information sur Constellio

Mozaïk-Approvisionnement

Conçu pour les acheteurs, Mozaïk-Approvisionnement facilite aussi le travail des gens des finances! Permettant de gérer efficacement le processus complet de commande, d’achat et de réception des marchandises, il est directement relié aux modules Finances, RH et rémunération de Mozaïk-Gestion administrative.

Accessible de partout, Mozaïk-Approvisionnement est un outil indispensable tant pour l’acheteur que pour l’ensemble des intervenants du processus d’achat. Il est convivial, fiable et il assure un suivi des commandes détaillé.

Un outil essentiel pour :

  • Gestion de vos opérations courantes : demandes d’achat et commandes, listes de fournisseurs et gestion des ententes commerciales, appels d’offres et demandes de prix, inventaire du MAO, lien SIMACS, soumissions électroniques
  • Suivi des politiques d’achat
  • Gestion des stocks
  • Gestion des achats regroupés

Une foule d’avantages :

  • Lien avec Mozaïk-Finances
  • Catalogue de produits avec images
  • Importation de la liste de prix des fournisseurs
  • Gestion centralisée ou non
  • Mécanique d’approbation personnalisable et signature numérisée
  • Historique des changements et des approbations
  • Création de factures et gestion des notes de crédit

Mozaïk-Finances

Mozaïk-Finances facilite la gestion financière et accroit la productivité en permettant une meilleure collaboration entre les différents intervenants et un suivi des tâches plus cohérent. Offert en infonuagique, Mozaïk-Finances est convivial, fiable et éprouvé depuis de nombreuses années.

Composante importante de Mozaïk-Gestion administrative, Mozaïk-Finances est relié aux volets Approvisionnement, RH et rémunération, ce qui permet d’économiser du temps, de réduire les étapes du processus et, éventuellement, d’économiser.

Des fonctionnalités indispensables :

  • Immobilisations
  • Grand livre et conciliation bancaire
  • Gestion des comptes clients et comptes fournisseurs
  • Gestion des frais de déplacement et de séjour
  • Suivi de la masse salariale
  • Gestion budgétaire
  • Reddition de compte

… et de nouvelles possibilités dont vous ne pourrez plus vous passer :

  • Flux de travail (Workflows)
  • Suivi des recouvrements
  • Revenus reportés
  • Personnalisation des factures
  • Allègement de la charte comptable
  • Flexibilité et suivi des mesures budgétaires par allocation
  • Envoi d’états de compte par courriel

Mozaïk-RH et rémunération

À la fois souple et rigoureux, Mozaïk-RH et rémunération facilite votre pratique professionnelle en gestion des ressources humaines. Intégré à Mozaïk-Gestion administrative, Mozaïk-RH et rémunération est relié aux volets Finances et Approvisionnement permettant ainsi de partager facilement des informations essentielles et d’avoir accès à une même banque de données.

Outre les fonctionnalités habituelles de gestion des ressources humaines et de la paie, Mozaïk-RH et rémunération présente de nouvelles possibilités fort intéressantes :

  • Paramétrage national évolutif qui respecte la législation et les conventions collectives
  • Assistants d'opérations qui guident l'utilisateur dans ses opérations de comblement de poste et de mouvement de personnel et assurent la qualité des données saisies
  • Représentations graphiques qui accélèrent la prise de décision
  • Horaire qui agit de pièce centrale en RH
  • Gestion simple et rapide des congés
  • Liste de priorités d’embauche intégrée au processus de remplacement de poste
  • Mise en correspondance des qualifications facilitant la recherche de candidats respectant les exigences d’un poste
  • Création et conservation électronique des communications écrites au dossier de l’employé

HELIOS (Gestion énergétique des bâtiments)

HELIOS allie convivialité et performance pour permettre aux gestionnaires d'atteindre facilement leur objectif de réduction des coûts d'énergie. Il permet de :

  • Vérifier les factures
  • Effectuer une expertise tarifaire
  • Réaliser des rapports de gestion (historique, coût unitaire, coût par bâtiment, etc.)
  • Procéder à des simulations et des optimisations
  • Budgéter selon diverses hypothèses
    

 

Solutions patrimoniales

ACHAT et la Suite Approvisionnement

Gestion des approvisionnements

ACHAT, le logiciel de gestion de l'approvisionnement, intègre tous les aspects relatifs au processus d'acquisition de matériel :

  • Gestion d'un catalogue
  • Gestion des demandes d'approvisionnement
  • Gestion des appels d'offres
  • Gestion des commandes

Gestion de l'inventaire

Ce module permet de faire le suivi des biens capitalisables (MAO) présents dans les différentes bâtisses de l'organisme, autant lors de l'inscription d'un article en inventaire que lors du transfert d'un article d'une bâtisse à une autre.

Magasin

Ce module permet de gérer plus d'un magasin tout en respectant les opérations relatives à chacun :

  • Service dédié à la clientèle
  • Réapprovisionnement
  • Prise physique de l'inventaire

ACHAT fonctionne également dans un cadre décentralisé permettant aux écoles d'accéder aux données centralisées, dans un mode interactif.

ACHAT est également intégré directement au logiciel financier DOFIN.

Clé de voûte - Gestion électronique des documents

Clé de voûte est un système informatisé permettant le classement, le stockage, la diffusion et la gestion du cycle de vie des documents et ce, de leur création à leur disposition. Il permet :

  • Gestion du cycle de vie des documents physiques et technologiques incluant les courriels.
  • Repérage rapide des documents.
  • Indexation personnalisée des documents.
  • Accès sécurisé aux documents.
  • Soutien aux utilisateurs sans pareil.

Note :
La solution patrimoniale Clé de Voûte sera abandonnée à compter de 2021.

DOFIN (Gestion financière)

DOFIN est un système permettant aux organismes de gérer l'ensemble de leurs données financières et budgétaires de manière centralisée ou décentralisée. DOFIN intègre toutes les fonctions : du grand-livre aux petites caisses, en passant par la conciliation bancaire et la gestion des taxes provinciales et fédérales.

DOFIN - Allocation des budgets

DOFIN - Allocation des budgets facilite les opérations reliées à la budgétisation et permet des économies de temps en partageant automatiquement les montants budgétés par école ou service selon différents paramètres et en fonction des clientèles ou d’autres mesures personnalisées. Les résultats du processus de calcul des budgets se déversent dans le module de Préparation budgétaire de DOFIN, puis les données validées des budgets seront intégrées au grand-livre.

DOFIN - École

Le module DOFIN-École offre une personnalisation des sessions de travail et facilite, pour le personnel des écoles, la consultation et la consignation des données comptables de leur établissement.

GRDS (Gestion des requêtes de service)

Module complémentaire à ACHAT, Gestion des requêtes de service (GRDS) est essentiel pour les commissions scolaires et les écoles qui veulent suivre facilement et adéquatement les différentes demandes effectuées sur leur territoire.

GRDS couvre 3 grands volets :

  • Gestion de requêtes
  • Plan d'entretien
  • Parc informatique

GRDS permet de gérer les demandes, la main-d'oeuvre, les matériaux et achemine les requêtes par le Web.

Note : GRDS peut aussi être relié avec PAIE et GRH et les modules Inventaire et Magasin d'ACHAT.

PAIE et GRH - Candidatures

Entièrement intégré à l’environnement PAIE et GRH, le module Candidatures facilite le processus d’embauche en offrant des outils pour gérer les demandes d’emploi et pour accélérer la recherche de candidats. Des services Internet sont disponibles pour les candidats ainsi que pour les responsables de la sélection. Le module Candidatures peut être utilisé pour toutes les catégories de personnel désiré, y compris les suppléants

PAIE et GRH - Capsules d’aide en ligne

Développées en partenariat avec la Commission scolaire de la Région-de-Sherbrooke, les 52 capsules sont destinées au personnel de soutien des établissements scolaires et abordent essentiellement des fonctionnalités qui s’adressent à ces utilisateurs. Grâce à ces capsules, le personnel concerné augmentera son autonomie ainsi que ses compétences dans les tâches relatives à la saisie des données et aux exploitations de PAIE et GRH. En ayant accès à ces formations en ligne, le personnel pourra consulter à sa guise les différentes capsules et s’y référer aussi souvent qui lui plaira.

Visionnez un exemple de capsule sur http://apprendre.grics.qc.ca/paie/.

PAIE et GRH - Décentralisation et Plus

Décentralisation des activités de paie et ajout de traitements

Décentralisation et plus vous offre entre autres :

  • décentralisation des activités de la paie
  • exonération automatique des primes d'assurances collectives
  • émission de messages personnalisés sur le chèque
  • contrôle des avances et des récupérations
  • transfert électronique des déductions REER
  • mise à jour en lot
  • production du rapport d'enquête et de contrôle
  • séquenceur de travaux

PAIE et GRH - Fonctions complémentaires à PAIE

Automatisation de certains traitements particuliers

Les Fonctions complémentaires à PAIE visent à augmenter votre productivité par le biais de :

  • L'installation automatique des banques de congés, des codes de syndicat et de régime de retraite
  • La correction des imputations comptables transmises au système de gestion financière
  • Le contrôle journalier des paiements de suppléance
  • La conciliation « Personnel remplaçant - Employés remplacés »

PAIE et GRH - Fonctions complémentaires à GRH

Intégrées à PAIE et GRH, les Fonctions complémentaires à GRH se composent des sept modules suivants :

  • Candidatures
  • Générateur de dossiers et d'emplois
  • Horaire
  • Gestion des postes
  • Planification des effectifs
  • Suivi de la masse salariale
  • Séances d'affectations

PAIE et GRH - GDE (Gestion du dépassement des élèves)

GDE permet de prendre en compte tous les paramètres entrant dans le calcul des compensations et réalise toutes les opérations automatiquement en utilisant les données de GPI (lorsque disponibles) et celles de PAIE tout en exploitant les possibilités offertes par le module Décentralisation et plus.

PAIE et GRH - GDP - (Gestion des données personnelles)

GDP, c'est une approche personnalisée pour répondre : à votre dossier « Priorités d'emploi » GDP vous propose un processus capable de répondre à vos attentes, que vous soyez régis par les ententes nationales ou locales. L'approche mise de l'avant vous permettra d'intégrer au dossier de l'employé PAIE vos données personnelles et, ainsi, de répondre à vos besoins locaux.

PAIE et GRH - Générateur de dossiers et d'emplois

Création rapide de dossiers et d'emplois

Le module Générateur de dossiers et d’emplois permet la création rapide de nouveaux dossiers et de nouveaux emplois à partir de modèles comprenant des valeurs par défaut. Un outil d’utilisation simple, rapide et sécuritaire qui sert au personnel des centres administratifs et de gestion, dans une approche de décentralisation.

PAIE et GRH - Horaire de l'employé

Horaire de l’employé permet d’obtenir un portrait en couleur de la tâche globale de l’employé dans le passé, le présent et le futur, incluant :

  • la tâche régulière
  • les périodes de travail occasionnel
  • les périodes d'absence
  • les périodes de disponibilité de l'employé

Des facilités pour l'inscription rapide des paiements sur pièce et des absences sont aussi offertes. De plus, l’horaire de l’employé apporte des précisions dans la gestion du traitement et des absences. C’est un outil de consultation et de saisie exceptionnel dans lequel se trouve résumé l’ensemble des activités d’un employé.

PAIE et GRH - PERFORMA

Formulaires électroniques

Des services Internet disponibles en tout temps aux employés :

  • Relevés de salaire
  • Déclaration d’absence
  • Feuille de présence

Le deuxième volet, l'approbation a priori, permet de faire cheminer les transactions saisies afin que les responsables les vérifient, les approuvent ou non et en fassent le suivi.

PAIE et GRH - Rémunération des employés

PAIE est conçu pour répondre aux besoins particuliers des commissions scolaires en gestion de la rémunération des employés. Il est possible d'intégrer plusieurs solutions complémentaires pour subvenir à vos besoins de gestion de rémunération et de ressources humaines.

PAIE et GRH - Série POSTES

Gestion des postes, Planification des effectifs, Séances d'affectations et Suivi de la masse salariale

Cette série de modules facilite la gestion des informations de ressources humaines en prenant en considération leurs impacts sur les données de rémunération. Le lien entre le poste et l’emploi est établi et diverses fonctions viennent appuyer le travail des intervenants des deux secteurs.Séries Postes est un outil hautement efficace, parfaitement intégré à PAIE et GRH.

PAIE et GRH - Suivi des absences

Suivi des absences gère au quotidien les absences en assurance salaire, en accident de travail, en maternité ou de tout autre type d'absence. D'utilisation simple, ce module facilite le suivi des absences tout en offrant un environnement adaptable à vos besoins.

PAIE et GRH - Vérificateur de paie

Vérification des informations traitées au calcul de paie

Le vérificateur de paie permet de s'assurer de la qualité des données qui sont traitées au calcul de paie en faisant ressortir les anomalies rattachées aux montants des paiements sur pièce, aux montants des déductions et aux conditions salariales à l'emploi.

Procure (La)

Gestion des articles et des fraispour la clientèle en formation générale adulte et professionnelle

La Procure offre aux centres de formation générale adulte et professionnelle tous les outils pour gérer efficacement et simplement leur magasin scolaire. La Procure offre un suivi complet :

  • Des articles vendus
  • Des prêts
  • Des locations
  • De la consommation courante
  • Du suivi de la facturation

Interface avec d'autres logiciels

  • Liens permanents avec module Magasin du logiciel ACHAT
  • Liens permanents avec le dossier des étudiants de TOSCA
  • Liens permanents avec la gestion des groupes de TOSCA
  • Liens avec DOFIN pour les données financières

SIMACS (SARRA, GES Technologies Inc.)

Système informatisé pour le maintien des actifs immobiliers des commissions scolaires

Le MEES rend disponible aux commissions scolaires un logiciel d'aide à la décision pour la gestion des bâtiments : le logiciel SIMACS (SARRA), propriété de la firme GES Technologies inc. Ayant reçu le mandat de distribution, la GRICS assure la mise en oeuvre du projet en partenariat avec la firme GES Technologies inc.

Les responsabilités sont réparties comme suit :

  • Hébergement

    La GRICS assure l'infrastructure d'hébergement de l'application SIMACS, pour l'ensemble des utilisateurs, sur ses propres environnements informatiques.

  • Formation

    La GRICS assure la logistique et la coordination de la tenue des sessions de formation sur le logiciel et la firme GES Technologies inc. couvre la formation sur les relevés des bâtiments.

  • Soutien aux clients

    La GRICS fournit le soutien directement relié à l'utilisation du logiciel. GES Technologies inc. offre un soutien téléphonique sur les aspects d'ingénierie (identification des prototypes, protocole de relevés, etc.). GES Technologies inc. est responsable de fournir toute documentation technique sur les relevés (manuel de formation, cahier des prototypes, formulaires de relevés, etc.).

  • Évolution du logiciel

    La GRICS n'a pas accès au code source du produit. Celui-ci est déposé en fidéicommis. Cependant, GES Technologies inc. assure l'évolution du logiciel en ce qui concerne les corrections d'anomalies et les améliorations à apporter.

Pour toute autre information concernant le logiciel SIMACS et son implantation dans les commissions scolaires, n'hésitez pas à contacter votre représentant GRICS.

TFP - Internet

Module optionnel de TFP

À l'aide d'un fureteur Internet, le module TFP Internet permet la recherche de renseignements sur la taxation foncière et la tarification. Ce logiciel sélectionne l'information disponible sur les comptes à recevoir selon le type d'utilisateur : visiteur, propriétaire, agent immobilier, mandataire de paiement ou notaire.

TFP - Biens et services

Module optionnel de TFP

Créez n’importe quelle facture en un tour de main! Émission, comptes à recevoir, perception et imputation à DOFIN. Tout est là pour vous faciliter la tâche.

Exemples de factures :

  • Location de salles / gymnases
  • Assurances pour les retraités
  • Droits de scolarité
  • Transport scolaire
  • Activités syndicales
  • Et plus
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