GRICS

Mozaïk-Gestion documentaire : Constellio

Constellio est une plateforme de gestion documentaire intégrant la gestion du cycle de vie de l’information. Dotée de fonctionnalités d’Intelligence entreprise, elle devient l’outil indispensable pour une gestion complète de vos documents en format papier et électronique. Elle assure la traçabilité, l’intégrité, la sécurité et la pérennité de toute l’information au sein de votre organisation tout en vous conformant aux législations en vigueur.

Présentation vidéo

 

Capsules Constellio

 

Formulaire d'intérêt disponible ici (PDF)

 

Foire aux questions Constellio

Questions technologiques :

• Quel est l’espace de stockage estimé par élève ?

L’espace de stockage est de 50 Mo par élève. Ainsi, à titre d’exemple, une commission scolaire ayant 53 000 élèves disposera de 2,65 To d’espace de stockage et une commission scolaire ayant 7000 élèves disposera de 350 Go d’espace de stockage.

• Quel est le poids, en matière de stockage, d’une boîte numérisée ?

Il est très difficile de donner une réponse absolue puisque l’espace de stockage dépend du nombre de dossiers et du contenu de ceux-ci. Par contre, basée sur des expériences vécues par des commissions scolaires, une boîte pourrait représenter entre 400 Mo et 500 Mo de stockage (en y intégrant de la compression et une résolution moyenne de 300 dpi).

• Quel sera le coût d’unités de stockage supplémentaires ?

Pour les commissions scolaires qui estiment avoir besoin d’unités de stockage supplémentaires, la GRICS continue de travailler avec Constellio afin établir une tarification. À titre indicatif, on peut prévoir un budget de l’ordre de 150 $ par mois par TO supplémentaire incluant une sauvegarde de même taille (ce qui représente 2 Terras de stockage total).

• Quels sont les connecteurs entre Constellio et les solutions GRICS qui ont été développés ?

Le connecteur avec GPI faisait partie de la preuve de concept. Les autres connecteurs sont en développement et feront le lien entre Constellio et les solutions GRICS suivantes : Dofin, PAIE et GRH, Avant-Garde et TFP.

• Où sont hébergées les données ?

Tout est hébergé au Canada chez OVH.

• Si nous avons l’infrastructure pour l’hébergement, peut-on l’héberger chez nous ?

L’offre de la GRICS ne prévoit pas un hébergement sur site. L’offre de la GRICS inclut l’hébergement, les mises à jour et le soutien en conséquence.

• Quels sont les prérequis matériels pour l’utilisation de Constellio sur les postes de travail ?

Installation de l’Agent Constellio pour l’édition en ligne et de Windows sont requis.

• Quelles sont les politiques de sauvegarde dans Constellio ?

Une copie de sauvegarde quotidienne et deux complètes qui sont conservées sur une période de deux semaines seront effectuées.

La récupération d’un document suite à sa suppression pourra se faire par la corbeille et si la corbeille a été vidée, nous pourrons revenir deux semaines en arrière pour le récupérer.

• Quels sont les fureteurs supportés par Constellio ?

Tous les fureteurs qui supportent HTML 5, à titre d’exemple : Internet Explorer, Chrome, Firefox, Safari.

• Quelle est la procédure suivie pour les mises à jour de Constellio ?

Les mises à jour seront réalisées par l’équipe de Constellio. Vous serez avisé de la mise à jour quelques jours à l’avance.

• Quelle est la procédure suivie pour les mises à jour de Constellio ?

Les mises à jour seront réalisées par l’équipe de Constellio. Vous serez avisé de la mise à jour quelques jours à l’avance.

 

Questions sur le processus de migration vers Constellio :

• Quelle est la durée du processus de migration des données de Clé-de-Voûte vers Constellio ?

La durée de la migration de Clé-de-Voûte à Constellio est de 2 à 3 semaines.

• Les journaux de Clé-de-Voûte seront-ils migrés ?

Les journaux peuvent être migrés suite à un accord entre la GRICS et la commission scolaire et pourront être sauvegardés dans Constellio sous forme de document. Les formats idéaux de cette sauvegarde devraient être en format Excel ou CSV.

• Pour une CS qui n’a pas Clé-de-Voûte, y a-t-il une offre clé en main pour aller vers Constellio ?

Il faut faire une demande à votre représentant afin d’obtenir une estimation des coûts de migration vers Constellio. Un programme de migration pourra être réalisé par développement personnalisé et une migration clé en main sera offerte avec des coûts supplémentaires.

 

Questions sur les fonctionnalités de Constellio :

• Y a-t-il un moteur de recherche dans Constellio ?

Le moteur de recherche existe dans Constellio, mais pour les recherches hors Constellio (courriels, serveur partage, etc.), les connecteurs pour les réaliser ne sont pas inclus dans l’entente. Pour ce faire, nous vous invitons à communiquer avec votre représentant GRICS qui pourra vous soumettre une offre de service.

• Si un document est détruit, est-ce qu’il y a une trace ?

Constellio garde uniquement une trace du dossier détruit.

• Est-ce qu’il y a un « hot folder » ?

Oui, mais il n’est pas inclus dans l’entente. Communiquez directement avec votre représentant GRICS pour obtenir une soumission.

• Peut-on faire des modifications massives et modifications PDF ?

Les modifications massives peuvent être réalisées via la recherche. Les conversions PDF/A peuvent s’effectuer à la pièce ou lors du processus de déclassement en lot.

• Peut-on ouvrir plusieurs fenêtres simultanément ?

Avec une interface Web, c’est différent. On peut cependant ouvrir plusieurs onglets du navigateur simultanément.

• Peut-on dupliquer une fiche au complet ?

Oui, c'est possible.

• Est-ce que Constellio permet de déterminer des champs obligatoires, selon nos besoins ?

Oui – Constellio vous offre un plein contrôle dans la création, la modification et l’affichage des champs facultatifs et obligatoires.

• Y a-t-il une gestion des courriels dans Constellio ?

Constellio se connecte directement à votre boîte de messagerie existante. Ce qui veut dire que les notifications vous seront acheminées directement dans votre messagerie habituelle.

• Pour les fonctionnalités qui ne sont pas incluses dans l’entente, à qui doit-on s’adresser pour les obtenir ?

 

Autres questions :

• À qui sera transmise l’offre de services ?

Votre représentant GRICS expédiera l’offre de service au responsable informatique de votre commission scolaire.

• Quand pouvons-nous commencer à utiliser Constellio ? Doit-on avoir complété la migration des données vers Constellio ?

Il n’est pas nécessaire d’avoir complété la migration des données pour commencer à l’utiliser. Il est même recommandé de commencer l’utilisation de Constellio dès que vous y avez accès. Nous vous encourageons d’ailleurs à explorer Constellio avant votre formation afin de faciliter votre apprentissage. Ainsi, vous serez déjà familier avec l’interface et les différents onglets.

Il est essentiel cependant que la structure du plan et du calendrier qui seront intégrés dans Constellio soit la même que Clé de voûte afin d’assurer le succès de la migration de données.

En ce qui concerne la migration des données, votre représentant communiquera avec vous pour fixer le calendrier de migration de vos données.

• Quelles sont les modalités d’utilisation de Constellio ?

Nous sommes présentement à développer un contrat entre la GRICS et le client. Ce contrat porte sur les modalités d’utilisation de Constellio.
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